Gestion financière de la copropriété : compte séparé ou unique ?

Comptes de la copropriété
Selon l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, tel que modifié par la loi SRU du 13 décembre 2000, le syndic qui gère l’immeuble tient les comptes de la copropriété
- Etablissement du budget prévisionnel
- Comptabilité séparée qui fait apparaître le passif de chaque copropriétaire

Ouverture d’un compte séparé
La loi impose au syndic d’ouvrir un compte bancaire ou postal au nom du syndicat des copropriétaires, compte sur lequel seront déposés tous les fonds de la copropriété. Ce compte bancaire séparé fonctionne avec la signature du syndic.

Si l’assemblée générale a décidé de ne pas ouvrir de compte séparé pour une durée définie au nom du syndicat, la gestion financière de la copropriété passe par le compte général du syndic. Cette décision est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires. Cette dispense peut être renouvelée. Elle prend fin automatiquement en cas de changement de syndic

N.B : Les syndics professionnels préfèrent les comptes uniques. Il permet de faciliter la gestion de la copropriété à moindre coût.
En revanche, lorsque le syndic est bénévole, l’ouverture du compte séparé est obligatoire.

En revanche, si l’assemblée générale souhaite un compte séparé, le syndic dispose de trois mois pour l’ouvrir. Dès que le compte est ouvert, il doit informer le conseil syndical en précisant la banque ou le centre de chèques postaux auprès duquel le compte est ouvert.

Fonds de roulement dans une copropriété
Le fonds de roulement est une avance de trésorerie permanente versée par chaque copropriétaire lors de l’acquisition de son lot et qui lui est remboursée lorsqu’il vend. En pratique, il est difficile de récupérer sont l’avance. Il est donc préférable de prévoir dans l’acte de vente que c’est l’acquéreur qui remboursera le fonds de roulement au vendeur.
Ce fonds permet de faire face aux dépenses imprévues ou impayées. Prévu par le règlement de copropriété, son montant ne doit pas dépasser 1/6 du budget prévisionnel de la copropriété. Chaque copropriétaire donne son avance en fonction de ses tantièmes.

Les appels de charges
Les dépenses prévues au budget prévisionnel (entretien des parties communes, dépenses administratives, paiement du chauffage s’il est collectif…) sont obligatoirement payées, dans toutes les copropriétés, selon le système des charges provisionnelles (et donc par avance).
Ce budget prévisionnel couvre une période de 12 mois. Si le budget n’a pas pu être voté avant le début de cet exercice comptable, l’assemblée générale peut autoriser le syndic à appeler deux provisions trimestrielles chacune égale à ¼ du budget de l’année précédente.

Les dépenses liées aux gros travaux
Les gros travaux votés par l’assemblée générale ne relèvent pas du budget prévisionnel. Le coût de ces travaux est donc acquitté en sus des charges trimestrielles (seules les dépenses de travaux de maintenance sont comprises dans le budget prévisionnel). C’est l’assemblée générale qui définit les modalités de paiement de ces fonds. La répartition du coût des travaux est faite en fonction des tantièmes et des avantages qui seront retirés par chaque copropriétaire.

L’approbation des comptes
Chaque année, le syndic soumet à l’assemblée générale les comptes de l’exercice écoulé. Le conseil syndical ayant effectué la vérification préalable devra, bien sûr faire un compte rendu verbal ou écrit afin d’éclaircir la décision de l’assemblée.
N.B : L’approbation des comptes par l’assemblée n’entraîne pas automatiquement l’accord de la copropriété sur la gestion exercée. En revanche, donner quitus équivaut pour le syndicat à renoncer à exercer une action judiciaire contre le syndic.

Voir aussi :
Convocation d'une assemblée générale de copropriété
Déroulement d’une assemblée générale de copropriété
Vote et conditions de majorité en assemblée générale de copropriété
Copropriété : procédure de recouvrement des impayés
Travaux d'amélioration d'une copropriété
Copropriété sous administration judiciaire