Procédure de convocation de l'assemblée générale d'une copropriété

L’assemblée générale est convoquée par le syndic au moins une fois par an. En revanche elle est de droit si celle-ci est demandée par le conseil syndical, s’il en existe un, ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires.
La demande qui est notifiée au syndic, précise les questions dont l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée est demandée. Dans ce cas, l’assemblée est valablement convoquée par le président du conseil syndical.
S’il n’existe pas de conseil syndical, tout copropriétaire peut provoquer ladite convocation.

Qui peut participer à une assemblée générale ?

Tous les copropriétaires doivent être convoqués aux assemblées générales même si les décisions à prendre ne les concernent pas personnellement.
Une personne étrangère à la copropriété (ami, huissier) ne peut pas assister à une assemblée générale sauf autorisation donnée par l’assemblée elle-même ou par le président de grande instance.

Quand un lot est en indivision (indivision successorale ou acquisition en indivision), un mandataire commun doit être désigné. Ce mandataire peut être l’un des indivisaires ou un tiers. Il peut être désigné soit par le règlement de copropriété, soit d’un commun accord, soit par le président du tribunal de grande instance.
N.B : M ême chose lorsque le lot est démembré entre un usufruitier et nu-propriétaire.

Modalité de convocation de l'assemblée

Aux termes de l’article 9 du décret du 17 mars 1967, sauf urgence, la convocation de l’assemblée générale est notifiée au moins 15 jours avant la date de la réunion, à moins que le règlement de copropriété n’ait prévu un délai plus long
La notification doit être faite par lettre recommandée avec AR.

En ce qui concerne l’urgence, la jurisprudence a confirmé que l’assemblée générale des copropriétaires peut être convoquée sans que soit respecté le délai minimum de 15 jours prévu par la loi

La sanction du non-respect du délai de convocation des copropriétaires à une assemblée générale est la nullité de l’assemblée générale. Naturellement, tous les copropriétaires ou le cas échéant leur représentant légal doivent être convoqués à l’assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire.

L’article 23 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que lorsque plusieurs lots sont attribués à des personnes qui ont constitué une société (SCI par exemple) propriétaire de ces lots, chaque associé doit être averti de la tenue d’une assemblée générale.

Quant au contenu de la convocation à l’assemblée générale des copropriétaires, l’article 9 du décret du 17 mars prévoit que la convocation contient l’indication des lieux, date et heures de la réunion.

Ordre du jour et les mentions de la convocation

La convocation doit préciser l’ordre du jour. Celui-ci doit être établi par la personne qui a pris l’initiative de convoquer l’assemblée générale.
L’ordre du jour est la liste des questions qui feront l’objet d’un vote au cours de l’assemblée générale. A tout moment, un copropriétaire ou le conseil syndical peut demander au syndic d’inscrire une question à l’ordre du jour
Ces questions doivent d’une manière générale être les plus précises possibles afin de permettre l’adoption de véritables « décisions » dont la portée est indiscutable.

La convocation doit être accompagnée de certains documents nécessaires à la validité de la décision. Ces documents varient en fonction de l’ordre du jour.
Pour approuver les comptes par exemple : l’état financier de la copropriété avec son compte de gestion général, le tout présenté avec le comparatif des comptes de l’exercice précédant approuvé.
Pour modifier le règlement de copropriété : descriptif précis des causes, état de répartition des charges, projet de modification.
Etc.

Voir aussi :
Déroulement d’une assemblée générale de copropriété
Vote et conditions de majorité en assemblée générale de copropriété
Copropriété : procédure de recouvrement des impayés
Copropriété sous administration judiciaire