Réussir la conduite de votre réunion de travail
En entreprise, on est souvent amené à participer à des réunions pour des raisons diverses. Pour que celle-ci soit une réussite, quelques règles simples sont à connaître pour l’animer et éviter les incidents.
Selon l’APEC, les cadres français passent en moyenne 5 heures par semaine en réunion. C’est bien plus que nos amis anglo-saxons et allemands.
La préparation de la réunion
La première chose à faire est de passer une note de service qui définit :
L’ordre du jour
La date, lieu et heure de la réunion
Le nombre de participant.
Une fois les intéressés prévenus, il faut penser aussi à la disposition des tables pour rendre la réunion facile à mener
Pour cela, vous pouvez disposer les tables en forme de U, V, L etc. en fonction de la forme de la salle et du type de réunion.
Condition de réussite de la réunion
Nombre de participant restreint
Temps de la réunion n’excédant pas 1 heure
Avoir un esprit de synthèse
Avoir un ordre dans votre présentation pour garder la maîtrise du temps.
S’assurer que les matériels utilisés fonctionnent et prévoir un plan B
Faire des photocopies de votre plan d’exposé.
L’organisateur doit aussi connaître les profils des personnes qui participeront à la réunion et s’assurer qu’ils ont bien pris connaissance de l’objet.
Pendant la réunion, trois profils sont à surveiller.
Le premier est l’arriviste ; son rêve est de devenir calife à la place du calife. Sa méthode consiste à confisquer la parole et prendre la direction de la réunion. Pour éviter cela, il ne faut lui laisser de l’espace et ne pas hésiter à lui reprendre la parole.
Le deuxième profil est l’angoissé. Pour lui tous les objectifs énoncés seront difficile à tenir car il manque de tous (temps, personnel, dossier non traité…)
Enfin, méfiez-vous des susceptibles, légèrement paranoïaque, qui interprète toute marque anodine comme critique.
Faire face à des auditeurs dissipés.
Dans une réunion, il faut interdire tout élément inutile qui viendra la perturber. C’est le cas des téléphones portables, fax, magazine…
S’il y a des participants qui discutent ou consulte des dossiers qui n’ont rien avoir le sujet de la réunion, il ne faut pas hésiter à interrompre les discutions afin de réclamer un peu d’attention.
Lorsque le silence est revenu, mobilisez les turbulents et les rêveurs en sollicitant leur avis sur ce qui vient d’être dit. Votre objectif doit toujours consister à impliquer le maximum de participants, non à dérouler un exposé. En effet, si l’attention fléchit, c’est souvent parce que certains ne se sentent pas concernés par le point soulevé.
Si l’un des participants passe son temps à vous contredire, une seule solution : crever l’abcès et mettre le différend à plat de façon objectif, en lui donnant la parole pour s’expliquer. Si le participant persiste, il faut exclure de la réunion et interrompre quelques minutes la réunion pour que tout le monde prenne les esprits. S’il y a des conflits de personne, il vaut mieux reporter la réunion.
