Comment devenir assistante de direction ?

Les appellations de ce metier sont nombreuses, vous trouverez entre autre : Attaché de direction, Collaborateur de direction, Secrétaire de direction, Secrétaire de direction bilingue et depuis peu assistant de manager.

Le rôle de l'assistance de direction au sein de l'entreprise

L'assistant(e) organise et coordonne pour un supérieur hiérarchique, la transmission et la rédaction des informations du service. Il ou elle frappe, saisit et présente des notes et des documents généralement à caractère confidentiel. Il ou elle traite, exploite, suit une partie des informations du service (cor respondance courante, affaires spécifiques).

L'assistante réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communication; téléphoniques, établit un contact direct avec son supérieur hiérarchique et avec l'extérieur. Peut aussi encadrer et former une équipe de collaborateurs ou être responsable du suivi budgétaire du service.

Les conditions pour exercer ce metier

L'emploi s'exerce en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique. Il nécessite de gérer simultanément les activités en cour; et les demandes nombreuses (téléphone, visites) provenant de l'entreprise, de l'extérieur ou du chef hiérarchique. Les horaires son généralement réguliers. L'activité peut nécessiter des déplacements occasionnels.

La formation requise et l'experience demandée

Ce métier est accessible directement à partir de formations de niveau III (BTS de secrétariat, assistante de direction, assistant manager, CFPA...) et de niveau II (licence! ou maîtrises accompagnées de la connaissance d'une ou plusieurs langues étrangères). L'accès indirect est possible avec des formations de niveau V et IV (BEPC. CAP sténodactylo. Bac professionnel) lorsqu'elles sont complétées par une expérience confirmée de plusieurs années dans les techniques du secrétariat. Dans le secteur public, l'emploi/métier est accessible par concours sous certaines conditions de recrutement et de niveau de formation.

Capacité liées à l'emploi :

Le metier requiert d'être capable de savoir : Rassembler, mettre en forme (tableaux de bord, graphiques), les différents travaux de secrétariat du service. Assurer à la demande du hiérarchique, la totalité du traitement d'informations particulières (frappe, mémorisation sur ordinateur, diffusion...). Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites. Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission. Gérer matériellement les contacts de son responsable hiérarchique (prise de rendez-vous, organisation de réunions, déplacements).